A gestão de documentos em condomínios é essencial para manter a organização e a segurança jurídica. Um condomínio pode acumular até mil novos documentos por ano, que precisam ser armazenados corretamente. Itens como plantas do condomínio e documentos trabalhistas devem ser guardados por longos períodos, alguns até permanentemente. É importante manter os documentos em locais adequados, protegidos de umidade e vandalismo, além de garantir fácil acesso para possíveis consultas, como em auditorias trabalhistas.
As administradoras podem armazenar parte da documentação, mas é crucial verificar se conseguem localizá-los rapidamente. O ideal é que os papéis estejam sempre organizados por categorias, como comprovantes de pagamentos, orçamentos e obrigações contratuais.
A digitalização de documentos também é uma solução prática e segura, desde que sejam criptografados e armazenados com backup. Isso facilita o acesso dos moradores a documentos importantes de forma controlada.
Além disso, é importante manter os registros de todos os contratos, folhas de pagamento e comprovantes por períodos específicos, conforme as diretrizes de especialistas e órgãos de defesa do consumidor.
